Viele unterschätzen, wie stark eine gute Vorbereitung den Ablauf beeinflusst. Wer früh bucht, spart nicht nur Geld, sondern stellt auch sicher, dass die eigenen Rahmenbedingungen stimmen. Besonders wichtig ist die Recherche nach Unterkünften mit stabiler Internetverbindung, da sind sich Nils, Lena und Nik einig. Mittlerweile geben viele Gastgeber MBit-Zahlen an oder Bewertungen anderer Reisender helfen einzuschätzen, ob Videocalls problemlos funktionieren, denn Workation ist längst keine Neuheit mehr und immer mehr Menschen nutzen die Möglichkeit, Arbeit und Reiselust miteinander zu verbinden.
Dabei spielen auch die formalen Abläufe eine zentrale Rolle: Der interne Antrag, der zwar kein Hexenwerk aber durchaus umfangreich ist, sollte rechtzeitig ausgefüllt und durch die Führungskraft freigegeben werden. Dazu gehört auch der A1-Nachweis, ein Dokument, das für das Arbeiten im Ausland erforderlich ist und unbedingt in den Vorbereitungen berücksichtig werden muss, wir Nik betont.
Wie früh jeweils mit den Vorbereitungen angefangen wird ist allerdings sehr unterschiedlich und vor allem abhängig vom Reiseziel und der eigenen Flexibilität. Nils nimmt sich beispielsweise bis zu sechs Monate im Voraus Zeit, um möglichst günstige Flüge und Unterkünfte organisieren zu können, Nik organisiert sich gern auch spontan lediglich ein paar Tage vorher – so lange genügend Zeit für die Formalia bleibt, die Reiseoptionen der 10-Tage-Regel oder wichtigen Meetings nicht in die Quere kommen, gibt es hier kein Richtig oder Falsch.

Die überwiegende Home-Office- und Anywhere-Work-Kultur bei empiriecom hat im Fall von Workation zur Folge, dass sich an den Arbeitsabläufen gar nicht viel ändert. Am ehesten starten unsere Kolleg*innen etwas früher in den Arbeitstag, um sich damit den Nachmittag frei zu räumen und den Feierabend in der Sonne, am Meer oder beim Erkunden neuer Orte zu genießen. Mit der Aussicht auf dieses Programm steigt auch die Arbeitsmotivation merklich und Sonne und Meer sind weniger eine Ablenkung als ein Ansporn.
Auch Pausen fühlen sich anders an. Statt einer schnellen Küche-zu-Schreibtisch-Runde geht es für Lena in eine Markthalle und Nik springt kurz in den Pool. Diese bewussteren Pausen wirken sich erstaunlich positiv auf Konzentration und Stimmung aus und sorgen dafür, dass sie während einer Workation oft auch produktiver arbeiten als im Büro oder im gewohnten Homeoffice. Die frische Umgebung weckt Energie, schafft neue Denkimpulse und hält den Kopf flexibel.

Das ist besonders während Niks letzter Workation in Kroatien deutlich geworden. Ein kleiner Ausflug zum örtlichen Lidl und die entsprechende Umstellung auf die kroatische Version der Lidl-App haben eine Flut an Ideen bei unserem UX Lead ausgelöst, wie man die Shopping Apps der empiriecom-Kunden mit Gamification-Ansätzen optimieren kann. Noch während er im Auto saß, diktierte er seiner Frau die wichtigsten Stichpunke, um auch ja nichts zu vergessen! Denn während Kunden in der Lidl-Kroatien-App mit jedem Einkauf, jedem Besuch in einer der Filialen und dem Nutzen von Angeboten Punkte sammeln, Prämien freischalten und weitere Angebote erhalten, werden sie immer wieder zu Einkäufen animiert. Dieses Punkte-System ist an sich nichts neues, jedoch bisher nicht bei den empiriecom Kunden vertreten und kann dort einen gewinnbringenden Ansatz bieten da ist sich Nik sicher. Intern wurden diese Ideen nach Niks Rückkehr weiterentwickelt und warten auf ihren Einsatz.

Die Workation-Mischung aus Abstand, guter Laune und neuen Sinneseindrücken hat vor allem Niks Kreativität einen ordentlichen Schub verliehen!

Natürlich gibt es Aspekte, die erst vor Ort sichtbar werden, zum Beispiel die Zeitverschiebung. Selbst eine einzige Stunde kann den Tagesablauf verändern und zwar nicht unbedingt in Bezug auf Meetings, sondern in Bezug auf das Tageslicht. Wer im November nach Südosteuropa reist, wird überrascht sein, wie früh es dort dunkel wird. Wer Sonne tanken möchte, sollte diesen Faktor unbedingt einplanen, wie Lena feststellen durfte.

Auch die Flugzeiten sind nicht zu unterschätzen. Manchmal gibt es nur wenige Verbindungen pro Woche, die dann vielleicht zufällig auf Arbeitstage fallen. In solchen Fällen kann es passieren, dass der letzte Workation-Tag gleichzeitig der Reisetag ist, was Nils mit einer frühen Planung zu vermeiden versucht.

Ein weiterer Punkt, der oft vergessen wird: Eine Workation ist finanziell zwar lohnenswert, aber nicht automatisch günstig. Man zahlt weiterhin die Miete zuhause und zusätzlich Unterkunft und Lebenshaltungskosten im Gastland. Einige lösen das, indem sie zu zweit reisen oder eine Woche bei der Familie verbringen, ein Modell, das nicht nur Geld spart, sondern auch schönere Erlebnisse ermöglicht.

Trotz aller organisatorischen Details bleibt ein Punkt entscheidend: Workation funktioniert nur dann gut, wenn man bereit ist, eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu ziehen. Die Erfahrung zeigt, dass diese Abgrenzung vor Ort sogar leichter fällt. Wer früh anfängt und zuverlässig arbeitet, genießt anschließend die Zeit umso intensiver. Dadurch entstehen klare Tagesrhythmen, die gleichzeitig Struktur geben und Freiraum schaffen.
Besonders schön ist, dass sich viele nach einer Workation langfristig motivierter fühlen, auch wenn sie vielleicht in der ersten Woche zurück einen kleinen Stimmungsknick haben, bleibt die die positive Energie, die man mitbringt, oft erstaunlich lange erhalten. Viele beschreiben, dass sie im Anschluss kreativer sind, fokussierter arbeiten und insgesamt zufriedener mit ihrem Arbeitsalltag sind.