Wer als Sekretärin arbeitet, hat besonders oft mit Klischees zu kämpfen. Warum unsere beiden Mitarbeiterinnen Nadja und Sabine wenig mit der typischen “Miss Moneypenny” gemein haben, sondern viel mehr die guten Seelen des Büros, Managerinnen, Alleskönner und Multi-Talente sind, erfährst du hier!

Das typische Bild der Sekretärinnen sitzt fest in den Köpfen verankert, weshalb auch jeder zu wissen glaubt, was sie so den ganzen Tag machen. Sie sitzen in ihrem “Kämmerlein” und lackieren ihre Fingernägel bunt? Von wegen! Brauchen sie auch gar nicht, denn ihre Aufgaben allein sind bunt und vielfältig!

Wir haben mit Nadja und Sabine einige Klischees aufgedeckt - und widerlegt!

Das können Nadja und Sabine auf jeden Fall, doch zu ihrer Rolle gehört weitaus mehr!
Wichtig sind sehr gute Büro-Software und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie Grundwissen in arbeitsgesetzlichen Bestimmungen. Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden als Standard vorausgesetzt. Kommunikationstalent und Managerqualitäten zählen neben Organisationstalent, Eigenständigkeit und Durchsetzungsfähigkeit zu unverzichtbaren Kompetenzen. Mit Eigenschaften wie Flexibilität, Pflichtbewusstsein, Teamfähigkeit und Ordnungssinn meistern die beiden den Büroalltag und haben trotz all dem Trubel stets für jeden ein offenes Ohr.

Zu ihren Aufgaben gehören neben der Terminkoordination des empiriecom-Managements, auch die Zeitwirtschaft und die Reiseplanung- und Abrechnung für die gesamte Firma. Nadja und Sabine kümmern sich um Bewirtungen, die zentralisierte Investitionsbeschaffung, kaufen Büromaterial ein und rechnen diese ab. Sie verwalten und archivieren die Anwendertools, kümmern sich um die Postbearbeitung, planen sämtliche administrative Abläufe, organisieren Tagungen und Events und übernehmen diverse Sonderaufgaben, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Tage der beiden sind lang und kein Tag ist wie der andere, - “aber genau das lieben wir”.  

“Frau Müller zum Diktat, bitte!” war einmal! Stenografie oder auch superschnelle Kurzschrift wird schon seit zwanzig Jahren nicht mehr angewandt und vom Diktiergerät ersetzt. Zum Kaffeekochen sind sich die zwei zwar nicht zu schade, dennoch zählt dies sicher nicht zu ihren Königsdisziplinen.

Sie sind die „rechte Hand“ des Managements – und das ist keine Phrase! Sie füllen diesen Begriff mit Leben durch eine Art Verbundenheit mit der Führungskraft, Identifizierung, ein Mitdenken, ein Vorausdenken – aber auch ein „Alleindenken“ in ihrem Sinne. 

Nadja und Sabine sind die „Platzhalter“ - aber keine Stellvertreter für die Vorgesetzten - und das ist nicht immer einfach. Hierfür ist viel Wissen und Fingerspitzengefühl gefragt. Sie organisieren mindestens zwei Arbeitsplätze, den der Vorgesetzten und den eigenen, in dem mitunter auch viel sachlich-wirtschaftliches Wissen erforderlich ist. Die beiden entlasten, unterstützen, erinnern, informieren, filtern, schirmen ab, motivieren, kommunizieren, organisieren, überwachen und kontrollieren und sind Ansprechpartner bei allen Fragen von A-Z.  Neben den vielen administrativen Aufgaben, verstehen sie sich außerdem auch als Mittlerinnen zwischen Management und den circa 110 Kollegen bei empiriecom.

Eindeutig: Nein! Auch hier trifft das typische Bild der Sekretärin mit Kaffeetässchen in der Hand und der Freundin am Telefon nicht zu. Denn dazu haben die beiden gar keine Zeit.
Der Tag beginnt um 7 Uhr mit der Vorbereitung der Arbeitsplätze - und das sind nicht nur ihre zwei eigenen, sondern bis zu sieben auf einmal. Stehen Termine bevor, wird der Raum inklusive Bewirtung vorbereitet und die Agenda bereitgelegt, bevor sich Nadja und Sabine ins Tagesgeschäft stürzen. Gegen halb 9 kommen die meisten Kollegen - ab da beginnt das “Remmidemmi” und alles geht auf Zuruf. Hier ist kurzfristiges Organisationstalent gefragt!

Diesen Beitrag haben wir als Anlass genutzt, um unser Management und ein paar Mitarbeiter zu fragen:

“Wenn ich an meine ersten Monate bei empiriecom zurückdenke, stand die Tür bei Sabine und Nadja stets weit geöffnet. Sie hatten und haben immer ein offenes Ohr, ein Lächeln im Gesicht, viele Tipps und Infos, die den Einstieg ungemein erleichtern und den besten Überblick über alle Vorgänge. Ohne die beiden würde bei empiriecom wohl ein großes Chaos herrschen.”

“Auch wenn’s ein Klischee bedient: Ohne Nadja und Sabine hätte das Management (und deren Besprechungsteilnehmer) absoluten Koffein-Entzug…
Ohne die beiden Mädels würden viele kleine (im ersten Moment nicht sichtbare) Aufgaben liegenbleiben….
Ohne Erinnerung durch Nadja und Sabine würden wohl manche Termine vergessen oder manche Besprechungsräume nicht gefunden werden…”