empirieCOMMUNITY - PMO & Controlling

31. Jan 2019
Michaela Ulrich

Es ist soweit, die empiriecom-Teams stellen sich vor: den Anfang machen "PMO & Controlling". 
Aber wofür steht das eigentlich, was sind ihre Aufgaben und wer sind die Kollegen hinter der Abkürzung? Das alles berichtet Euch das Team hier selbst:


PMO

Unser daily business:

Bei uns im Project Management Office wird PROJEKTMANAGEMENT großgeschrieben! Ein Grund hierfür sind die beiden Projektleiter unseres Teams, welche die vielen Großprojekte (initiiert von unseren Mandanten BAUR und UNITO) bewältigen - wofür mehr nötig ist als nur 1-2 Termine zur Abstimmung zu organisieren! Schlagwörter wie Risikomatrix, Statusberichte, Organigramme und Projektcontrolling gehören zum Tagesgeschäft. Wer denkt, dass Projektleiter nur in der Planungsphase aktiv werden, irrt sich: auch während der Umsetzung sind Abstimmungstermine, vor allem zwischen den Teams nötig, um ein einheitliches Verständnis und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Auch in einer agilen Welt, in der wir uns aktuell bewegen, sind Projektleiter unerlässlich – Projekte wird es ja auch weiterhin geben.

Bevor Projekte überhaupt starten können, müssen die Anforderungen definiert, zwischen den Mandanten und empiriecom abgestimmt, grob geschätzt und beauftragt werden. Das ist ein Beispiel eines übergeordneten Prozesses, welcher im Projektmanagement Office definiert, geschult und bei Bedarf auch angepasst wird. 

Abgebildet werden solche Prozesse in unserem Ticketsystem JIRA und dem Dokumentensystem Confluence. Die administrative Betreuung der beiden Tools liegt dabei ebenfalls in unserem Team. 

Jira und Confluence

Die Programme "Jira" und "Confluence" sind in der Projektorganisation weltweit verbreitet und auch bei empiriecom im Einsatz

Hier wird Wert daraufgelegt, dass die Prozesse stetig weiterentwickelt werden und die Nutzung für die Anwender (Userhandling) möglichst einfach gestaltet wird.

Wir bei empiriecom haben schon viele agile Ansätze integriert und versuchen soweit wie möglich und sinnvoll nach Scrum zu arbeiten. Schulungen zur agilen Arbeitsweise führen wir zum Beispiel in Form einer LEGO-Schulung für unsere internen und externen Kollegen, aber auch für die Mitarbeiter von Baur und Unito durch. So werden Scrum-Abläufe, Termine und verschiedene Methoden spielerisch in der BAUR-Gruppe vermittelt.

PMO & CO at work

Natürlich benötigen wir auch die Sicht auf das Budget und die internen und externen Kapazitäten, um vorausplanen zu können. Hierfür sind zwar auch die einzelnen Teams verantwortlich, wir bewahren jedoch den Überblick, da wir bei Bedarf handeln müssen.

Diese und weitere wichtigen Aufgaben (zum Beispiel Vertragswesen) werden von unseren zwei Controlling-Kollegen tagtäglich betreut. 

Wie man sieht, ist unser Team ein bunt gemischter Haufen von Zahlen-, Tool-, Prozess- und Projektmanagement-Experten und in diesen Bereichen auch Ansprechpartner bei Unklarheiten und Fragen. 


Unser Projekt 2019:
Team App at work

Neben den täglich anfallenden Aufgaben beschäftigen wir uns seit geraumer Zeit mit der Ablösung des aktuellen Projektplanungs-Tools durch ein moderneres System. 

Warum diese Aufgabe im PMO liegt? Aufgrund der Aufgabenverteilung im Team! Projektleitung, Controlling, Tool-Administration als auch Portfolio Management - wir arbeiten ständig mit dieser Software und können somit sicherstellen, dass alle Anforderungen und Use-Cases abgebildet werden. Nach langer Vorbereitung und Konzeption ist die Zielgerade schon in Sicht.



Team App at work
Das erwartet neue Kollegen bei uns:

Du arbeitest gerne abwechslungsreich? Dann bist Du bei uns genau richtig. Es warten viele verschiedene Aufgaben und Herausforderungen auf Dich, welche wir zusammen aber auch Du alleine bewältigen kannst. 

Bei uns im Team PMO – Project Management Office - gibt es keine Einzelkämpfer, wir arbeiten alle zusammen! Wir bauen unsere Arbeit aufeinander auf, um an unser gemeinsames Ziel zu kommen.

Team App at work
...und das muss ein Kollege mitbringen:

Da wir viele verschiedene Aufgaben bearbeiten, solltest Du gut organisiert sein und eine gute Auffassungsgabe haben. Dies ist wichtig, um die Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und somit fokussiert an ihnen arbeiten zu können. Selbstständiges Arbeiten ist Voraussetzung – wir stehen aber immer für Fragen/Anmerkungen bereit und haben ein offenes Ohr.

Bei uns im Team PMO ist das Wichtigste: Motivation und jede Menge gute Laune – denn bei uns soll Arbeit Spaß machen!


 „Zusammenkommen ist ein Beginn,

Zusammenbleiben ist ein Fortschritt,

Zusammenarbeiten ist ein Erfolg“

(Henry Ford)


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